Лайфхак руководителя №21: сокращайте ТЗ, насколько это необходимо
Каждый хотя бы раз ставил техзадание: жена ставит задание мужу купить продуктов к ужину, руководитель ставит задание продавцу подготовить магазин к работе после праздников. Можно поставить задачи так, что исполнитель запутается и ничего не сделает, а можно наоборот — помочь исполнителю добиться результата независимо от сложности ТЗ. Рассказываем, как упростить ТЗ и выжать из него максимум эффективности.
? Зачем вообще упрощать ТЗ?
Если исполнитель запутается в сложном ТЗ, он сконцентрируется на мелочах, а главную работу не сделает. Например, есть сеть книжных магазинов. Там каждый новый продавец получает огромную должностную инструкцию, в которой более 100 пунктов: расставлять книги по полкам в определённом порядке, не лезть на верхние стеллажи без стремянки, следить за своим бейджиком. Пока продавец думает про нюансы должностной инструкции, он может упустить главное: его основная работа — поздороваться с клиентом, найти для него книгу, продать книгу. Вместо того чтобы зарабатывать деньги, продавец следит за бейджем.
? Как упрощать ТЗ, чтобы и задание сделали, и про нюансы не забыли?
Сотрудники будут работать эффективней, если дать ТЗ в двух форматах: полном и сокращённом. В сокращённом формате пишите главное: основные дела, сроки, ожидаемый результат. В полном формате можно описать нюансы. Так, продавцу книг стоит дать выжимку из должностной инструкции с его главными делами. Сначала продажа книг, бейджики и стремянки потом.
? Как запомнить лайфхак?
Вспоминайте цитату Альберта Эйнштейна. Он сказал: «Всё следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того».
Часто приходится ставить ТЗ и давать инструкции? Поделитесь своим опытом в комментариях. Чтобы организовать эффективные бизнес-процессы в своей компании, заходите на split-obp.com
