Лайфхак руководителя №25: как гарантировать, что исполнитель правильно поймёт и выполнит задачу
Некоторые сравнивают постановку задач с искусством. В теории всё просто: руководитель ставит задачи, сотрудник их выполняет, компания богатеет. Но на практике часто бывает так:
1. Руководитель ставит задачу.
2. Сотрудник решает задачу по-своему.
3. Оказывается, что сотрудник сделал не то, что надо.
4. Задача не сделана, время потрачено, деньги потеряны.
5. Руководитель и сотрудник обвиняют друг друга в некомпетентности.
За прошлый год мы оптимизировали бизнес-процессы в 38 компаниях, и проблемы с постановкой задач случаются в них очень часто. Ниже — пример из практики, когда сотрудник понял задачу неправильно и чуть не испортил встречу руководителя с инвесторами. За примером — лайфхак, который решает проблему.
? Как неправильно понятая задача чуть не испортила встречу с инвесторами?
Компания занимается продажей электроники из Китая. Бизнес прибыльный, но нужны инвестиции для расширения. Нашли инвесторов, назначили встречу, руководитель просит менеджера подготовить презентацию. Наступает день встречи, руководитель берёт в руки презентацию, а в ней ни слова про выручку, прибыль и рост компании. Менеджер написал про другое: какая операционная система установлена в новых гаджетах, какой у них гарантийный срок, что входит в комплект поставки. Инвесторы не понимают, зачем им презентация операционных систем. Встреча проходит тяжело, руководителю приходится объяснять инвестиционную привлекательность компании на словах.
? Почему менеджер неправильно понял задачу?
У руководителя и менеджера разный жизненный опыт, для них одни и те же слова означают разные понятия. Говоря «презентация для инвесторов», руководитель имеет в виду прибыль, выручку и расходы компании. Это понятия в мире руководителя. Когда менеджер слышит «презентация для инвесторов», он думает про новые гаджеты и их начинку. У менеджера другой жизненный опыт, в его мире презентации выглядят по-другому. Когда руководитель и исполнитель по-разному понимают одни и те же слова, задачи выполняются неправильно.
? Что делать?
Надо синхронизировать жизненный опыт, и для этого можно ввести понимание задачи. Работает это так: исполнитель получает задачу; объясняет, как он её понял; если всё понял правильно — выполняет задачу.
Например, менеджер делает презентацию для инвесторов. Он пишет понимание задачи: «Надо подготовить презентацию, из которой инвесторы узнают о наших новых продуктах». Руководитель видит, что менеджер понял задачу неправильно и поправляет: «Рассказывай не о продуктах, а о финансах: выручке, расходах, динамике прибыли». В результате картины мира руководителя и менеджера синхронизировались — теперь «презентация для инвесторов» означает для них одно и то же. Исполнитель поймёт задачу правильно и сделает именно то, что от него хотят.
?? Внедряйте понимание задачи в бизнес-процессы, чтобы застраховать себя от ошибок подчинённых. Чтобы описать и оптимизировать бизнес-процессы — обращайтесь в Сплит. Оставляйте заявку или заказывайте обратный звонок на split-obp.com
