Зачем переводить документооборот в онлайн?
Одна из наших самый действенных рекомендаций, которая успешно применяется в любом виде бизнеса — перевод всей работы в онлайн. Бывало такое, что нужной информации нет под рукой, если вы не в офисе? Или ваши менеджеры заключают договоры с клиентами по уже устаревшим шаблонам договора?
С последним наши клиенты сталкиваются часто, об этом и кейс. Разбираем на примере условного менеджера, которого назовём «Марат».
Кто клиент
Марат — менеджер по продажам расходных материалов. В компании нет единой ПО для ведения отчётности и автоматического формирования документов. У Марата на рабочем столе есть «Шаблон дог. опт от 5.19».
Проблема
Руководитель компании вносит изменения в договор, оповещает сотрудников отдела о новом договоре. К сожалению, Марат был на встрече и пропустил объявление. О последствиях уже можно догадаться. Они либо не будут замечены (например, если условия изменились в разделе возврата), либо будут стоить очень дорого (если изменились условия поставки или даже реквизиты компании).
В компаниях, где работает 20-30 сотрудников, часто нет разработанной системы хранения и ведения документооборота. У сотрудников на рабочем столе есть шаблоны договоров, документы для ведения работы, отчёты, обновление и актуализация которых проводится редко.
Решение проблемы
- Собрать все шаблоны договоров, отчётов и бланков.
- Совместно с руководством привести их в порядок: проверить актуальность, обновить и оформить в корпоративном стиле.
- Создать папку в Google Диск.
- Переместить документы в облачную папку.
- Открыть доступ и обучить сотрудников.
Результаты работы
Теперь у Марата на рабочем столе не «Шаблон дог. опт от 5.19», а «Ссылка Шаблон дог.». Марат создаёт копию документа и начинает работать в нём. А руководитель теперь может быть спокойным за документы: при изменении только одного шаблона в онлайн-папке, все сотрудники будут иметь в быстром доступе всегда актуальный документ.
